Coördinator Planning & Control Cyclus

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Resultaatopdracht
Het domein Bedrijfsvoering Informatie en Organisatie waarin jij komt te werken bestaat uit : HR en Organisatie (HRO), Facilitair (FAC), Informatievoorziening- en Automatisering (IEA), Office Support (TOS), Inkoop, Juridisch en Subsidies (IJS) en Financiën (FIN). Het domein Bedrijfsvoering Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt de bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, daarbij zorgen we voor een robuuste interne organisatie zodat we met onze collega’s bijdragen aan maatschappelijk opgaven. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde.

Financiën is opgedeeld in 2 teams, die op hoofdlijnen een vijftal resultaatgebieden kent: financial control, regie op de bestuurlijke planning- en control producten, financiële strategie en beleid, fiscaliteit en de financiële administratie.

Wat ga je doen?

Als coördinator planning en control (P&C) ben verantwoordelijk voor het coördineren van het proces van de jaarrekening. Je zorgt dat de jaarrekening tijdig en met goede kwaliteit opgeleverd wordt. Je maakt werkbare planningen, zorgt voor betrokkenheid van de juiste collega’s, bewaakt de voortgang, kwaliteit en begeleidt het bestuurlijk proces tot vaststelling in Provinciale Staten. Je zorgt ervoor dat collega’s op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en stuurt indien nodig bij. Je geeft inhoudelijke richting en sturing aan de financiële kaders richting de financials. Als sparringpartner ondersteun je collega’s bij complexe vraagstukken.

Te behalen resultaten:

• Tijdige oplevering van de jaarrekening

De jaarrekening wordt op tijd en volgens de afgesproken planning opgeleverd, zodat deze voldoet aan wettelijke eisen en binnen de gestelde kaders naar Provinciale Staten wordt gebracht.

• Heldere en werkbare planning

Een overzichtelijke en realistische planning waarin alle benodigde stappen, deadlines en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, inclusief tussentijdse mijlpalen voor voortgangscontrole.

• Kwaliteit en consistentie van de financiële rapportages

De jaarrekening voldoet aan de wettelijke financiële normen, zoals BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en andere relevante regelgeving, en is inhoudelijk consistent en controleerbaar.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT)middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde financiële opleiding op minimaal HBO niveau zoals bedrijfseconomie, finance & control of accountancy;
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met de coördinatie van P&C producten voor de organisatie als totaal;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een non-profit organisatie met meer dan 500 medewerkers die meerdere bestuurslagen kent in de afgelopen 7 jaar;
4. Aantoonbare werkervaring met de actuele wet- en regelgeving zoals de BBV of het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Selectiecriteria te beoordelen door Select&Admin (administratiekantoor)  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met de coördinatie van P&C producten voor de organisatie als totaal in de afgelopen 7 jaar; (40 punten)
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met de coördinatie van de jaarrekening; (40 punten)
7. Aantoonbare kennis van SAP 4 Hana, Lias en PowerBI; (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

1. Competenties
   Persoonlijke eigenschappen
2. Je bent een verbinder die actief de samenwerking opzoekt en mensen weet te verbinden aan het behalen van de doelen in de P&C Cyclus.
3. Je hebt een flexibele, positief kritische en dienstverlenende houding, met oog voor details en een grote resultaatgerichtheid
4. Je kunt goed zelfstandig en binnen tijdsplanning werken en bent daarbij stressbestendig
5. Je bent een duidelijke senior, die het vakgebied beheerst en zeer goed kan communiceren met de lijnorganisatie en functionele aanwijzingen kan geven.
6. Je beschikt over politiek bestuurlijke sensitiviteit

1. Vaardigheden
2. Je hebt sterke analytische vaardigheden en kan hoofd en bijzaken goed onderscheiden.
3. Je bent positief kritisch en besluitvaardig.
4. Je werkt gestructureerd, gedisciplineerd en enthousiasmerend
5. Je hebt een zelfstartend vermogen en je beschikt over de nodige geduld en veerkracht
6. Je beschikt over overtuigingskracht en goede presentatievaardigheden
7. Kennis
8. Kennis van overheidsfinanciën (BBV, BADO etc) en van de verschillende bestuurlijke besluitvormingsprocessen
9. Je hebt kennis van en analytisch inzicht in de administratie en de vertaling daarvan in de verschillende P&C producten.
10. Je hebt kennis van en bent vaardig met de IT systemen: SAP 4Hana, LIAS en PowerBI.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria” beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Select&Admin (administratiekantoor)
Select&Admin (administratiekantoor) brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 4 december tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Select&Admin (administratiekantoor). Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 25 november 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 26 november 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Select&Admin (administratiekantoor), via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Select&Admin (administratiekantoor) is bereikbaar op telefoonnummer info@verseopdrachten.nl.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 28 november 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.