Programmamedewerker Organisatieontwikkeling bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 32 uur per week.
• Opdrachtnummer: 24.105

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 32 uur per week, de beoogde startdatum is 1 oktober 2024.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Support Overheid representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. 
Support Overheid Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over het Programma Organisatieontwikkeling

Support Overheid Realisatie is een organisatie met bevlogen mensen die zich gelukkig voelen in hun werk. Een organisatie waar je jezelf kunt én mag zijn, waar een goede samenwerking is met directe collega’s en waar men zich gewaardeerd voelt. Zowel door directe collega’s als door de direct leidinggevende. Hele mooie punten die ook in het medewerker onderzoek 2023 als sterk worden genoemd. Support Overheid Realisatie is ook een organisatie die groeit en voor uitdagingen staat. Uitdagingen die voor een deel voortkomen uit het DNA van de organisatie, waarbij de focus vooral op inhoud ligt. 
Uitdagingen die ook voortkomen uit de organisatiegroei in de afgelopen jaren. Denk hierbij aan fusies tussen organisatieonderdelen en aan groei door een toenemend aantal complexe (maatschappelijke) opgaven. 
Dit vraagt, onder andere, om verdere professionalisering en ontwikkeling van de organisatie. Om als organisatie gesteld te (blijven) staan voor de toekomst en optimale dienstverlening aan de leden van de Support Overheid, zetten we onder meer in op het verbeteren van de structuur, sturing, samenwerken, manier van leiding geven, inzetbaarheid, loopbaanontwikkeling, op mensen binden en behouden en dragen we zorg voor een optimale aansluiting bij de toekomstvisie van Support Overheid (Verenigingsstrategie 2030). 
Om deze uitdagingen op een effectieve manier aan te gaan, wordt op een programmatische wijze vormgegeven aan de organisatieontwikkeling. Het is een meerjarige, Support Overheid Realisatie brede aanpak. De ontwikkeling vindt plaats vanuit de principes van Collectief Leiderschap. Het programma is in de tweede helft van 2023 vormgegeven en vanaf 2024 wordt uitvoering gegeven aan de opgave. Opdrachtgever is de plaatsvervangend directeur Support Overheid Realisatie. Het programma wordt uitgevoerd door het programmateam, bestaande uit de programmamanager, programmamedewerker, organisatieadviseur/ontwikkelcoach en projectleiders vanuit de lijnorganisatie (bijvoorbeeld HR en portfoliomanagement). 

Omschrijving van de opdracht

Als programmamedewerker in het kernteam van het programma ben je als het ware de motor waarop het programmateam draait. Met je accurate werkwijze en scherpe blik zorg je ervoor dat je teamgenoten hun taken kunnen uitvoeren. Ze weten dat ze op je kunnen vertrouwen bij het plannen en coördineren van bijeenkomsten, programmameetings en de workshop- en brainstormsessies. Je zorgt voor de structuur in het programma, je archiveert de documenten zodat deze snel en logisch vindbaar zijn, je bewaakt de voortgang van deelprojecten en je stuurt op tijdige rapportages. Je signaleert proactief naar je teamgenoten, denkt mee over de ontwikkelingen en de uitvoering van het programma en beheert de mailbox en agenda. Bij een aantal structurele overleggen sluit je als secretaris aan. Je bent het aanspreekpunt voor het programmateam en contactpersoon voor externe organisaties. Inhoudelijk ondersteun je zowel de programmamanager als de organisatiecoach en na een inwerkperiode ben je in staat om ook zelf regie te voeren op deelproject(en). Tenslotte ben je ervaren en in staat tot het opstellen van rapporten en besluitvormende notities.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het aanspreekpunt zijn voor medewerkers en management
• Uitzetten van gestelde vragen en het bewaken van de beantwoording.
• Ondersteuning programmamanager, organisatieadviseur en de projectleiders/werkgroepen.
• Organiseren en inplannen van in- en externe bijeenkomsten, zoals de leiderschapsdagen met het MT en middelmanagement. 
• Organisatorische en administratieve werkzaamheden, waaronder de projectadministratie en documentbeheer in MS Teams.
• Notuleren/vastleggen van afspraken en opvolging: In samenwerking met de moderator van een bijeenkomst draag je zorg voor vastlegging en opvolging van gemaakte afspraken. Je bent verantwoordelijk voor een duidelijke communicatie en opvolging van actiepunten.
• Je ondersteunt collega’s binnen het team met het opstellen van rapportages, presentaties en plannen van aanpak.
• Je bent de contactpersoon voor de diverse acties en actiemomenten m.b.t. communicatie (bijvoorbeeld de interne uitzendingen, berichten en visuals / praatplaten).
• Je denkt actief mee met de communicatieadviseur over het contentbeheer op ons intranet. Je draagt bij aan het verbeteren en up-to-date houden van de content.
• Je stuurt op de tijdige inbreng voor de programmarapportages, draagt zorg voor de volledigheid en stelt beeld- en besluitvormende notities op.
• Je leidt 1 of 2 deelprojecten binnen het programma en vervangt bij afwezigheid tijdens overleggen de programmamanager of organisatieadviseur.
• Je bereidt de reguliere overleggen voor, stelt de agenda’s op in afstemming met de programmamanager en je bent bij een aantal overleggen ook de voorzitter dan wel de secretaris.
• Je signaleert mogelijkheden voor verbeteringen in het programma en draagt deze aan bij de rest van het team.

Resultaat van de opdracht

• De programma administratie, planning en documenten zijn op orde
• Vragen worden op tijd beantwoord en de voortgang van het programma en de projecten wordt bewaakt
• Vergaderingen en bijeenkomsten zijn goed georganiseerd
• De programmamanager, organisatieadviseur en de projectleiders voelen zich goed ondersteund in hun werkzaamheden
• Het programma is zichtbaar voor de medewerkers en medewerkers weten je te vinden voor vragen rondom organisatieontwikkeling.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Hbo-werk- en denkniveau, blijkend uit tenminste een afgeronde opleiding op Hbo-niveau en tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring op Hbo-niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als programma- of projectmedewerker of -programma-/projectcoördinator zoals omschreven in deze offerteaanvraag (tenminste PMO of projectmedewerker op medior/senior niveau);
• Aantoonbaar ervaring met methodieken als Agile, Scrum, Lean of Prince2.
• Aantoonbaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en werksessies;
• Kennis van en ervaring met een (semi-)publieke organisatie is een pré.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Aantoonbare ervaring als programma- of projectmedewerker, -coördinator 
• Aantoonbare werkervaring met organisatieontwikkeling binnen een programmatische aanpak
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van bijeenkomsten en werksessies
• Aantoonbare ervaring met methodieken als Agile, Scrum, Lean of Prince2. Of aantoonbaar vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring in de (semi-)publieke sector.    

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 32 uur per week. De maximale vergoeding is 85 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is 1 oktober 2024. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Selectéén of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Select& Admin), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van CTM& Admin.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op Select& Admin met aanbestedingsnummer 373633 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied Project en Programmamanagement

CTM& Admin.nl/project/Support Overheid-Support Overheidrealisatie

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: 15 augustus 2024
• Uiterste datum stellen vragen via CTM& Admin.nl 22 augustus 2024, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie 27 augustus 2024
  Deze registratie wordt behandeld door CTM& Admin.nl (helpdesk@ctm& Admin.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie 28 augustus 2024
  Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: 29 augustus 2024, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek: 5 september 2024 tussen 13:00 en 16:00 uur
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt. 
De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij CTM& Admin
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Selectverstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.