Eisen aan een ZZP factuur
Zodra je gewerkt hebt op een opdracht kun je gaan factureren. Vaak is dat aan het einde van de maand: dan stuur je een factuur uit die moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. De voorwaarden die aan een factuur gesteld worden zijn de volgende zijn over het algemeen:
- een factuurnummer (die moet optellen in een jaar!)
- bedrijfsnaam naam en adres
- KvK nummer
- het bankrekening nummer (IBAN)
Aan het einde van de maand moeten de uren vaak zijn goedgekeurd door de opdrachtgever, alvorens de factuur in behandeling genomen kan worden door de financiële afdeling van het bedrijf. Het goedgekeurde uren overzicht kan vaak als bijlage bij de factuur worden gedaan. Of vermeld in je factuur dat de uren zijn goedgekeurd. Er geldt vaak een betalingstermijn (vaak van 31 dagen). Noem deze betaaltermijn dan ook in elke factuur.
Daarnaast is het een vereiste dat het aantal (uren) wordt benoemd en dat het duidelijk is over welk BTW tarief het gaat:
aantal x uurtarief =totaal ex BTW
totaal ex BTW x 21% =BTW bedrag
=totaal incl BTW
Voor meer informatie over facturatie en de eisen aan een factuur: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/internationaal/btw_voor_buitenlandse_ondernemers/btw_administratie/verplichte_gegevens_op_uw_factuur\
Betaling van de factuur
Binnen de betalingstermijn, moet de betaling binnen zijn. Daarna kun je reminders gaan sturen. Over het algemeen betalen grotere organisaties binnen de termijn (dat betekent vaak wel 31 dagen wachten op betaling), tenzij er wat mis is gegaan. Formeel kun je pas reminders sturen nadat de betaaltermijn is verstreken. In de praktijk kan het helpen om al eerder even een belletje te plegen bij de administratie, of de status van de factuur op te vragen. Vaak speelt je eventuele bemiddelaar hier ook een rol in.
De betaling ontvangen: op een Zakelijke Bankrekening
Uiteindelijk wordt er betaald door de opdrachtgever op een bankrekening. Je ontkomt er bijna niet aan: een zakelijke bankrekening. Vaak is het een zakelijke betaalrekening, die de mogelijkheid biedt zakelijke spaarrekeningen of reserveringspotjes aan te maken. Vaak kiezen ZZP ers voor een zakelijke bankrekening omdat:
- De BTW periodiek apart gezet kan worden (tot betaling aan het einde van het kwartaal)
- De bankrekening een professionele uitstraling laat zien
- Er een koppeling met het boekhoudpakket kan worden gelegd
Aandachtspunt is dat een zakelijke rekening vaak duurder is dan een particuliere bankrekening. Zo moet er bijvoorbeeld soms voor transacties worden betaald. Let daar op.
