Bestuurssecretaresse

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega’s. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega’s vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken, public affairs en directiesecretariaat, met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Als bestuurssecretaresse (m/v/x) lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

Je zorgt voor:  
• agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken  
• het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder  
• telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken  
• organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling  
• signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega’s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn  
• het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied

Vereisten / knock-out criteria
1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.);
2. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie;
3. Minimaal een afgeronde mbo 3 opleiding in secretariële of administratieve richting;

Gunningscriteria te boordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente (50 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente (25 punten);
6. Beschikbaar per 16 september 2024 voor 32 uur per week (25 punten).

Competenties
– Organiserend vermogen;
– Goede communicatieve vaardigheden;
– Gevoel voor verhoudingen;
– Zorgvuldig.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 07 (nieuwe structuur).

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende partij.

Benodigd aantal professionals:
1. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen:  maandag t/m vrijdag

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 2 september 2024 van 09:30 uur tot 13:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 30 augustus 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 26 augustus 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op woensdag 28 augustus 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op email adres info@verseopdrachten.nl.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 29 augustus 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen.