Financieel Administratief Medewerker

Organisatie
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatie gestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
De afdeling Bedrijfsvoering werkt vraaggericht en levert ondersteuning en kwalitatief hoogwaardig en integraal advies aan alle afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoering doet dit om ervoor te zorgen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg haar beleidsdoelen haalt binnen de beschikbare middelen en de gestelde kaders. De adviseurs van Bedrijfsvoering zijn onafhankelijk en geven professioneel advies op basis van wet- en regelgeving en bestuurlijke- en organisatiedoelen. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 100 medewerkers.

De opdracht
Het Team Financiële Administratie bestaat uit 22 medewerkers met momenteel een aantal externen inhuurkrachten wegens de verdere primaire ontwikkeling van het centrale Financiele pakket Unit4-ERPx welke operationeel is vanaf 1 januari 2024. Team Financiele Administratie is op zoek naar  een extra inhuur kandidaat wegens benodigde capaciteit op het financieel administratief gebied in relatie tot het borgen van  juiste en tijdige verwerking en afronding van de administratie over het boekjaar 2024.

In verband met een langdurige zieke medewerker zoeken wij tijdelijke inhuur, die zich richt op:

• Ondersteunen bij het wegwerken van administratieve handelingen en financiele taken op in ERPx het centraal financieel systeem, zoals tijdschrijven, tussenrekeningen, op te boeken en controle op bestelaanvragen en verkooporders, nog te betalen en nog te ontvangen bedragen aan het eind van een dienstjaar 2024 ect;
• Ondersteuning op de interne administratieve maandcontrole’s vanuit de financiele administratie van het team Financiele Administratie, de 2^de lijn controles;
• Verdere afwikkeling en ondersteuning van tussenrekeningen 2024 ten behoeve het dossier Jaarstukken 2024. Voornamelijk op terrein van het Sociaal Domein en Gebiedsontwikkeling;
• Het verder ondersteunen van afronding 2024 en afsluitingswerkzaamheden op administratief gebied over het boekjaar 2024, zoals juiste afwikkeling en specificaties van Balansrekeningen, Sisa regelingen ect.

Vereisten/ knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad;
2. Uiterlijk beschikbaar per 11 november 2024 voor 36 uur per week voor de gehele duur van de opdracht incl. mogelijke verlengingsopties;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker:
4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker met kennis op gebied van ERPx bij gemeenten, licht dit duidelijk toe in het cv (30 punten)
6. Kennis van Unit4-ERPx in relatie tot verwerken van work-flow taken in ERPx, licht dit duidelijk toe in het cv (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het toepassen van de BBV binnen de decentrale overheid (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met de werkzaamheden in relatie tot de afsluiting van een boekjaar bij een gemeente, licht dit duidelijk toe in het cv (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

 Competenties
– Georganiseerd en secuur kunnen werken;
– Kwaliteitsgericht op ict vraagstukken;
– Zelfstandigheid;
– Initiatief en proactief;
– Samenwerkend;
– Gevoel met cijfers en administraties en vertaling naar automatisering.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
extern bureau beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
extern bureau beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de zeven  geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functie(schaal naar uurtarief= schaal x10, minus 10, voorbeeld schaal 9 wordt 90-10=80))
Deze functie is ingedeeld in functie(schaal naar uurtarief= schaal x10, minus 10, voorbeeld schaal 9 wordt 90-10=80)) 9. Deze functie(schaal naar uurtarief= schaal x10, minus 10, voorbeeld schaal 9 wordt 90-10=80)) is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee extern bureau
extern bureau brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 4 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg  

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland vanaf dinsdag 5 november 2024, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk maandag 4 november 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 30 oktober 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden donderdag 31 oktober 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij extern bureau, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. extern bureau is bereikbaar op telefoonnummer info@verseopdrachten.nl.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 1 november 2024, 09:00 uur . Tot die tijd kunt u reageren.