Productspecialist bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 8 uur per week.
• Opdrachtnummer: 25.030

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 8 uur per week, de beoogde startdatum is 1 april 2025.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (Support Overheid) werkt aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. 
Zo draagt Support Overheid Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over het SCG

Binnen basisteam Collectieve Diensten wordt uitvoering gegeven aan diverse gemeentelijke dienstverlening. Voor het beheren van deze landelijke diensten is een serviceorganisatie ‘Servicecentrum gemeenten’ (SCG) gerealiseerd. 
Het SCG bestaat uit een team van ongeveer 25 toegewijde professionals. Namens de Support Overheid en gemeenten voeren zij het contractmanagement en beheer uit voor contracten op in het ICT-domein en andere door de Support Overheid te onderzoeken domeinen.

Omschrijving van de opdracht

Binnen basisteam Collectieve Diensten wordt uitvoering gegeven aan diverse gemeentelijke dienstverlening waaronder het beheren van de raamovereenkomst vanuit de aanbesteding GT-Print (Gemeenschappelijke Telecommunicatie – Print). Voor het beheren van deze landelijke diensten is een serviceorganisatie ‘Servicecentrum gemeenten’ (SCG) gerealiseerd. Voor het beheer van het contract GT-Print en haar bijbehorende processen wordt gezocht naar een Product Specialist, die de diensteigenaar / contractmanager inhoudelijk bijstaat in het beheren van het contract. 
De scope van GT Print luidt: “het leveren, inrichten, beschikbaar- en geoptimaliseerd houden van kopieer-, print-, scan- en faxfaciliteiten voor gemeentelijke werkplekken in Nederland”. 
Vanuit de aanbesteding worden deelnemers ondersteund bij operationele issues binnen de NOK. Dit in afstemming met de diensteigenaar / contractmanager. Deelnemers worden inhoudelijk geadviseerd. Er vindt afstemming plaats met de partijs om escalaties te voorkomen en de exploitatie op het gewenste niveau (terug) te brengen.
Daarnaast is er nog een tweede deel van de opdracht en dat betreft het ondersteunen van de diensteigenaar en/of projectleider bij het voorbereiden van een mogelijk vervolg op het GT Print contract. Dit betreft het onderzoeken en daarna mogelijk ondersteunen bij de uitvoering van een nieuwe aanbesteding.
De Product specialist participeert in het projectteam dat voor de aanbesteding van de MFP’s wordt opgezet. Het projectteam gaat bestaan uit een projectmanager, een bid manager, de Product specialist (deze aanvraag) en mogelijk accountmanagers, een jurist, een communicatiemedewerker en een contractmanager. Het projectteam zorgt gezamenlijk voor de uitvoering van de aanbesteding, de begeleiding van de migratie van de oude contracten naar het nieuwe contracten van de deelnemers, en de overdracht aan de beheerorganisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

GT-Print wordt binnen SCG als dienst beschouwd. Als Product Specialist ben je verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat de huidige deelnemers hun overeenkomst goed uitnutten en hen te begeleiden bij technische vragen en uitdagingen binnen de huidige overeenkomst.

Het betreft de volgende werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Adviseert over optimale uitnutting/aanpassingen/dienstverbeteringsvoorstellen van het GT-print contract;
• Draagt, samen met contractmanager, zorg voor de beoordeling van de performance van de verschillende contractpartijen op afgesproken prestaties, kosten en contractuitvoering a.d.h.v. periodieke rapportages en/of klanttevredenheid-onderzoeken;
• Draagt middels deelname aan contract en serviceoverleg bij aan/adviseert over versterking en verbetering van de werkprocedures, -instructies en standaard werkdocumenten/formats;
• Meewerken in marktverkenning bij een mogelijk nieuwe aanbesteding;
• Bijdragen aan het overtuigen van gemeenten tot deelname aan een inkoopcollectief
• Meewerken in de ontwikkeling van AFB’s en het Aanbestedingsbestek;
• Draagt zorg voor het opstellen, controleren en uitvoeren van minicompetities binnen het nieuw af te sluiten contract;
• Stuurt en begeleidt het proces rond deze minicompetities met nadruk op het beoordelen van de aanvraag (binnen de kaders van de raamovereenkomst);
• Verricht zo nodig overige werkzaamheden op hetzelfde niveau indien dit voor de bedrijfsvoering gewenst of noodzakelijk is.

Resultaat van de opdracht

De belangrijkste resultaten van deze opdracht zijn:

• Uitgevoerde minicompetities die leiden tot producten en diensten die passen binnen de specifieke omgeving van de Deelnemer.
• Uitgevoerde minicompetities die passen binnen de kaders zoals gesteld in de aanbesteding.
• Een uitgevoerd vooronderzoek en beschreven bestek voor een nieuwe aanbesteding met goed geïnformeerde besluitvormers als resultaat.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• HBO-werk- en denkniveau, met minimaal een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur in een technische of bedrijfskundige richting.
• Aantoonbare kennis van producten en diensten zoals beschreven in de omschrijving van de opdracht.
• Aantoonbare kennis over de marktsituatie m.b.t. partijs in de gemeentelijke ICT markt.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van deelnemers in in aanbestedingen meet meerdere deelnemers en meerdere partij en minicompetitie mechanisme.
• Aantoonbare kennis en minimaal 3 jaar ervaring met aanbestedingen binnen het ICT domein bij de lokale overheid.
• Bewezen trackrecord binnen een organisatie die voor een collectief van gemeenten werkt (belangenvereniging, inkoopcombinatie, SSC).
• Je bent onafhankelijk van de voor GT Print gecontracteerde partijen: Bechtle, Canon, PCI en Ricoh. Naast de gecontracteerde partijen ook onafhankelijk van overige Print partijen om een onafhankelijke positie te kunnen garanderen voor de nieuw uit te voeren aanbesteding.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Uit CV aantoonbare ervaring met het ondersteunen van deelnemers in minicompetities en de beheerperiode na afronding van de MC;
• Uit CV aantoonbare ervaring met vertaling van klantwens naar partijsperspectief;
• Uit CV aantoonbare ervaring met het uitvoeren van aanbestedingen binnen het gemeentelijk domein;
• Uit CV aantoonbare kennis van de ICT markt en dan specifiek wat betreft kopieer-, print-, scan- en faxfaciliteiten;

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 8 uur per week. De maximale vergoeding is 105 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Rotterdam. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Selectéén of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Select& Admin), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van CTM& Admin.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op Select& Admin met aanbestedingsnummer 387521 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.

De offerteaanvraag staat in het vakgebied ICT ontwikkeling en beheer

CTM& Admin.nl/project/Support Overheid-Support Overheidrealisatie

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: dinsdag 4 maart 2025
• Uiterste datum stellen vragen via CTM& Admin.nl dinsdag 11 maart 2025, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie
  Deze registratie wordt behandeld door CTM& Admin.nl (helpdesk@ctm& Admin.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie
  Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: dinsdag 18 maart 2025, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek: donderdag 20 maart 2025 tussen 14.30 en 17.00 uur
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt. 
De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij CTM& Admin
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Selectverstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.