Programmasecretaris Implementeren Participatiewet bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 24 tot 36 uur per week.
• Opdrachtnummer: 25.037

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 24 tot 36 uur per week, de beoogde startdatum is 14 april  2025.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Support Overheid representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van Support Overheid beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met Support Overheid beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Support Overheid Realisatie draagt in opdracht van Support Overheid beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over het team implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de domeinen

Het is de missie van het team implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de domeinen om gemeenten te ondersteunen en te faciliteren bij implementatie van (nieuwe) wetgeving in hun uitvoeringsprocessen. Dit gebeurt onder andere in grote veranderprogramma’s (zoals op gebied van bestaanszekerheid, schuldhulpverlening en het digitaal stelsel omgevings­wet). Ook wordt structurele(re) uitvoeringsondersteuning in de domeinen vormgegeven, als opvolging op of naast de implementatieondersteuning

Tot slot wordt in dit team regie op de ketensamenwerking gericht op de uitvoering met andere overheidsorganisaties vormgegeven. Hiervoor heeft dit team structureel contact met gemeentelijke uitvoeringsnetwerken domeinen zodat het specialistische kennis- en expertise opbouwt en onderhoudt en een stevige verbinding met de gemeentelijke netwerken inricht.

Over Project Implementatie Participatiewet in Balans

De hoofdambitie van Support Overheid is: het realiseren van bestaanszekerheid voor alle inwoners. Inkomenszekerheid is daarvan een afgeleide en draagt bij aan het voorkomen van armoede en schulden. Het nieuwe Project Implementatie Participatiewet Spoor 1 is verbonden met het thema bestaanszekerheid en maakt inhoudelijk onderdeel uit van het programma ‘Participatiewet in balans’ (de participatiewet is beter bekend als ‘bijstand’).
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft een aantal wets­wijzigingen en maatregelen in gang gezet vanuit het brede thema Bestaanszekerheid. Het programma ‘Participatiewet in balans’ is daar een van en wordt met alle betrokken partijen uitgewerkt. De uitwerking vindt op landelijk niveau plaats langs drie sporen:

• Spoor 1 bevat 21 maatregelen met (wets-)wijzigingen die op korte termijn gerealiseerd kunnen worden in de huidige Participatiewet.
• Spoor 2 richt zich op de uitwerking van een meer fundamentele herziening van de Participatiewet voor de langere termijn.
• Spoor 3 omvat het blijvend investeren in vakkundigheid van professionals en managers en het lerend vermogen van de organisaties die werken met de Participatiewet.

De impact van het programma ‘Participatiewet in balans’ op de gemeentelijke uitvoering en de gemeentelijke ICT-omgeving is groot. Een goede begeleiding van het gemeentelijk veld is daarom noodzakelijk om inwoners én uitvoering optimaal te ondersteunen bij alle wijzigingen die zijn voorzien. Het project ‘Implementatie Participatiewet Spoor 1’ richt zich op gemeente­lijke activiteiten voor de implementatie van de 21 maatregelen van spoor 1 in drie fases;

• de voorbereiding in 2024 en 2025,
• de implementatie in 2025, 2026 en 2027,
• en de evaluatie en bijsturing in 2026 en 2027.

In overleg met het Ministerie van SZW en Divosa is een implementatie-aanpak uitgewerkt. Het project levert in het ondersteuningsaanbod aan gemeenten concrete implementatie-producten, zoals impactanalyses, handreikingen, routekaarten, Q&A’s, formats, bijeenkomsten voor gemeenten en ketenpartners en fysieke en digitale voorlichtingsproducten.

Omschrijving van de opdracht

Het ondersteunen van het programmamanagement bij het beheersen van het programma door te initieren, te signaleren en te rapporteren. Dit omvat het opstellen van inhoudelijke en financiële rapportages (Word, Excel), het beheren van het projectdossier (Teams), het opstellen van profielen (Word) en het coördineren van sourcingsuitvragen (OP). Daarnaast organiseer je projectbrede bijeenkomsten (Outlook, Teams), zodat het programmamanagement effectief kan sturen op tijd, budget en kwaliteit.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De Programmasecretaris is verantwoordelijk voor:

• Het verzamelen van gegevens en het opstellen van inhoudelijke maand- of voortgangsrapportages over het gehele programma;
• MT-rapportages voorbereiden en opstellen door input op te halen bij de programmacollega’s en die te verwerken;
• Het ondersteunen van de projectleider op het gebied van planvorming, resourcing en activiteitenbegroting (Word, Excel);
• Overzicht houden en inzicht geven in de samenhang van de projectactiviteiten;
• Het vertalen van de plannen naar beslag op middelen en gevolgen voor de begroting en zorgdragen voor een adequate prognose, inclusief bewaken financiële voortgang;
• Signaleren en adviseren programmamangement over knelpunten, voortgang en uitputting budgetten;
• Voorbereiden en opstellen van notities voor inbreng van stukken in bestuurlijke overleggen een hoger management;
• Voorbereiden en opstellen van agenda’s, organiseren en verslaglegging van projectbrede online en offline-bijeenkomsten. Daarbij kunnen vertalen van complexe inhoudelijke materie in actiepunten;
• Projectadministratie en dossiervorming opzetten en bijhouden in Teams, projectleden aanspreken en controleren op hun eigen rol hierbij;
• Zorgdragen voor de administratieve afhandeling van opdrachtverstrekking tussen Support Overheid Realisatie en opdrachtgevende partijen, en het opstellen van offertes;
• Opstellen subsidie-aanvragen conform template SZW;
• Opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten;
• Het ondersteunen van de projectleider op het gebied van urenverantwoordingen, de geldigheid van inhuurcontracten en de benodigde uitvragen voor nieuwe en bestaande medewerkers;

Resultaat van de opdracht

Als programmasecretaris speel je een sleutelrol in het structureren en beheersen van het programma. Je zorgt ervoor dat het programmamanagement op elk moment over de juiste informatie beschikt om tijdig en effectief te kunnen sturen.
Je bent verantwoordelijk voor:

• Rapportages en monitoring: Opstellen van maand- en voortgangsrapportages, financiële overzichten en MT-rapportages, waarbij je signalen uit het programma vertaalt naar concrete adviezen.
• Projectplanning en beheersing: Ondersteunen van de projectleider bij planvorming, resourcing en begrotingen, inclusief het bewaken van financiële voortgang en budgetuitputting.
• Inzicht en samenhang: Bewaken van de onderlinge afstemming binnen het programma, identificeren van knelpunten en proactief adviseren over verbeteringen.
• Stakeholdermanagement en besluitvorming: Voorbereiden van bestuurlijke stukken, notities en agenda’s, en organiseren en vastleggen van overleggen op strategisch niveau.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning: Opzetten en beheren van de projectadministratie in Teams, begeleiden van inhuurprocessen, opstellen van subsidieaanvragen en zorgdragen voor correcte contract- en urenverantwoording.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Tenminste een hbo werk- en denkniveau, op basis van een afgeronde opleiding en minimaal 3 jaar werkervaring op hbo-niveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van programmasecretaris in complexe programma’s over bedrijfsprocessen en informatievoorziening. Dat wil zeggen: met veel stakeholders en tegengestelde belangen (moet blijken uit motivatiebrief).
• Minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van planningsissues.
• Minimaal 3 jaar ervaring met de gang van zaken binnen het Werk & Inkomen domein bij overheidsorganisaties als zbo’s, gemeenten, Support Overheid, gemeenten, of kennisinstituten W&I.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van lijnactiviteiten, programma’s en/of projecten in het domein van werk & inkopen. Kennis opgedaan in de afgelopen 7 jaar. Blijkend uit CV en Motivatie
• Aantoonbare kennis  van programma-ondersteuning ten aanzien van het organiseren van interne en externe bijeenkomsten, online en offline van grote aantallen deelnemers aan verschillende sessies met verschillende achtergronden (Outlook, Teams) blijkend uit CV en motivatiebrief.
• Aantoonbare ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar,  met het inrichten en actueel houden van projectdossiers (Teams), financiële programma-overzichten en het ondersteunen bij rapportages en verantwoording (Word en Excel) blijkend uit CV en motivatiebrief.              

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 24 tot 26 uur per week. De maximale vergoeding is 75 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag/Utrecht.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Selectéén of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Select& Admin), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van CTM& Admin.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op Select& Admin met aanbestedingsnummer 388499  is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied Secretariele en Projectondersteuning

CTM& Admin.nl/project/Support Overheid-Support Overheidrealisatie

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: maandg 17 maart 2025
• Uiterste datum stellen vragen via CTM& Admin.nl maandag 24 maart 2025, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie
  Deze registratie wordt behandeld door CTM& Admin.nl (helpdesk@ctm& Admin.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie
  Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: maandag 31 maart 2025, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek: maandag 7 april 2025 tussen 10.00 en 12.00 uur
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt. 
De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij CTM& Admin
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Selectverstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.