Projectmanagement Officer Ketenbureau i-Sociaal Domein bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 28 (met uitloop naar 36) uur per week.
• Opdrachtnummer: 24.099

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 28 (met uitloop naar 36) uur per week, de beoogde startdatum is 1 oktober 2024.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Support Overheid representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. 
Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Support Overheid Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein; 
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over het Ketenbureau i-Sociaal Domein

Samen met gemeenten, zorgaanbieders, softwarepartijs en samenwerkingspartners werkt het Ketenbureau aan het verminderen van de administratieve lasten en verbeteren van de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders in het sociaal domein (Jeugdwet en Wmo). Dit met het doel meer tijd en geld voor zorg en ondersteuning aan de cliënt. Het Ketenbureau is onderdeel van Support Overheid Realisatie. 

De Support Overheid is ook één van de Stuurgroepleden. De andere leden van de stuurgroep i-Sociaal Domein zijn: Actiz, GGZ Nederland, Jeugdzorg Nederland, VGN, Valente en VWS.

Onze thema’s:

Recent hebben we in een Meerjarenkoers onze ambities en aanpak voor de komende jaren verwoord. Wij willen gemeenten en aanbieders ontzorgen door te helpen bij het verminderen van de administratieve lasten, het verbeteren van de informatievoorziening en het vereenvoudigen van de uitvoering. Dit doen wij met diverse projecten, producten en diensten. Bij de uitwerking betrekken wij altijd de experts uit het veld. Wij focussen ons op de volgende thema’s:

• Inkoop en contractering
• Administratieve processen en iStandaarden
• Gegevensuitwisseling in de keten
• Ketensamenwerking en partnerschap

Dit alles doen wij met ca. 35 collega’s die uit het werkveld komen en zich volledig inzetten om de administratieve lasten in het Sociaal Domein (Wmo en JW) te verminderen. Naast de nodige online overleggen en afspraken hebben we op maandag in Den Haag en op woensdag in Utrecht een ‘kantoordag’ zodat we elkaar ook fysiek blijven ontmoeten en versterken.

Binnen het Ketenbureau zijn de volgende teams werkzaam:

• Projecten (Ontwikkeling)
• Beheer
• Regioteam

Omschrijving van de opdracht

Om de drie teams zo goed mogelijk hun werk te kunnen laten doen worden zij gefaciliteerd door een programmasecretaris en een Projectmanagement Officer (PMO-er). De voorliggende opdracht betreft de rol van PMO-er. Deze persoon fungeert als spin in het web voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau. Daarbij horen de volgende doelen:

• Fungeren als ‘spin in het web’ voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau;
• Bewaken/ signaleren van onderlinge samenhang;
• Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De PMO-er voert vanuit de bovengenoemde opdracht de volgende taken en werkzaamheden uit:

• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van de stuurgroep i-Sociaal Domein; 
• Het voeren van het secretariaat van het regioteam Ketenbureau;
• Notuleren bij (ook complexe en/of bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
• Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
• Het beheer van de contactendatabase;
• Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten en samenwerkingskansen binnen context van de programma’s en projecten;
• Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken;
• Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan;
• Bijdragen aan de totstandkoming van rapportages;
• Bewaken van overzicht van de beschikbare producten en diensten die kunnen worden ingezet in de regio’s;
• Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates;
• Agenda- en mailboxbeheer.

Resultaat van de opdracht

Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de programma’s, projecten en teams binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s, projecten en teams. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleiders, implementatiecoaches en/of programmamanagers binnen het Ketenbureau. Daarmee heb je regio’s, aanbieders en gemeenten efficiënt en effectief in staat gesteld hun administratieve lasten te verlichten, het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren en gegevensuitwisseling en partnerschap in de Jeugdzorg en Wmo keten te optimaliseren.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• HBO werk -en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van regioteams, programma- of projectteams en programma- of projectmanagers;
• Minimaal 2 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
• Meer dan 2 jaar aantoonbare operationele, coördinerende, adviserende, secretaris of web-redactionele ervaring;
• Minimaal 5 jaar ervaring met het MS office pakket;
• Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
• Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals Trello, Mural en Miro.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

1. Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders.
2. Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning.
3. Affiniteit met organisaties in het sociaal domein (Jeugdwet/Wmo).
4. Ervaring met het opstellen van (voortgangs-)rapportages.

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 28 (met uitloop naar 36) uur per week. De maximale vergoeding is 75 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is geheel Nederland. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Selectéén of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend.

In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Select& Admin), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van CTM& Admin.nl

Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.

De gepubliceerde offerteaanvraag op Select& Admin met aanbestedingsnummer 373165 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.

De offerteaanvraag staat in het vakgebied Project en programmamanagement

https://www.ctm& Admin.nl/project/Support Overheid-Support Overheidrealisatie/

Voorgenomen planning

1. Verzending offerteaanvraag: 6 augustus 2024
2. Uiterste datum stellen vragen via CTM& Admin.nl    26 augustus 2024, 12:00 uur
3. Uiterste datum tot registratie 31 augustus 2024
   Deze registratie wordt behandeld door CTM& Admin.nl (helpdesk@ctm& Admin.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
4. Uiterste datum tot kwalificatie 1 september 2024
   Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
5. De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: 2 september 2024, 12:00 uur
6. Geplande datum eerste gesprek: 17 september 2024 tussen 14:30 en 16:45 uur
7. Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt. 

De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

1. Registreer bij CTMsolutiun
2. Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
3. Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
4. Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.

Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Selectverstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.