Projectondersteuner bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 36 uur per week.
• Opdrachtnummer: 24.107

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 36 uur per week, de beoogde startdatum is september 2024.

Specificatie

Over Support Overheid Realisatie

De Support Overheid representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. Support Overheid Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. 
Support Overheid Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over team naleving

Support Overheid Naleving is een cluster binnen Support Overheid Realisatie. Zij ondersteunt gemeenten bij het versterken van de preventie-, toezichts- en handhavingspraktijk in het sociaal domein. Dit doet zij door kennis te ontsluiten en beschikbaar te stellen voor gemeenten via een kennisbank, website, fora, trainingen, Webinars, workshops, (regio)bijeenkomsten en advisering. Naleving onderzoekt, signaleert en vertaalt trends en ontwikkelingen, voert innovatieprojecten uit en haalt goede praktijkvoorbeelden onder gemeenten en ketenpartners op. Wanneer knelpunten of toepassingsvraagstukken worden herkend, worden deze vertaald naar oplossingsrichtingen. In overleg met de Support Overheid-beleidscollega’s worden deze vervolgens besproken met de systeemverantwoordelijke.
Naleving wordt gevormd door ruim 60 professionals, verdeeld over vijf projectteams met een grote diversiteit aan achtergronden en expertises. Aan deze diversiteit wordt veel waarde gehecht. 
Onze professionals werken in functies als die van projectmanager, (beleids- en strategisch) adviseur, secretaris, data-expert, juridisch adviseur, etc. Zij delen energie, betrokkenheid en passie voor hun vak en de goede onderlinge sfeer heeft een herkenbare positieve uitstraling op de omgeving.

Omschrijving van de opdracht

We zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven professional die ons team komt versterken als ondersteuner. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor de administratief-secretariële ondersteuning van alle vijf de projectteams (Naleving Kinderopvang & Voorschoolse educatie, Naleving WMO en Jeugd, Naleving Werk & Inkomen, Multidisciplinaire samenwerking Naleving en Ondersteuningsprogramma Arbeidsmigranten), de twee teamleiders, de communicatieadviseurs en de informatie en implementatie-adviseurs. Je draagt bij aan een efficiënte en effectieve organisatie van de werkzaamheden binnen het team. Je hebt een goed gevoel voor proceskwaliteit en binnen het projectteam.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Je ondersteunt bij de organisatorische, procesmatige en administratieve vraagstukken van de teams van naleving. Je zult de volgende taken op je nemen:

• Activiteitenbeheer: Je houdt acties bij en bewaakt de voortgang van lopende activiteiten. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat iedereen op de hoogte is van de status van lopende projecten.
• Bijeenkomsten organiseren: Je ondersteunt bij het organiseren en plannen van bijeenkomsten voor de verschillende projectteams, voor bijeenkomsten met meerdere externe partijen, en voor het team als geheel. Hierbij zorg je ervoor dat alle afspraken en agenda’s perfect zijn georganiseerd.
• Agendabeheer: Je ondersteunt bij het agendabeheer van de twee teamleiders. Hierbij zorg je ervoor dat er geen dubbele afspraken zijn en dat de agenda’s goed zijn georganiseerd.
• Documentbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het archiveren van (digitale) documenten in MS Teams. Daarnaast richt je de projectadministratie in en zorg je ervoor dat deze altijd overzichtelijk en up-to-date is.
• Administratieve ondersteuning: Je ondersteunt de teamleiders en projectleiders bij diverse administratieve taken, zoals het opstellen van rapporten, het verwerken van gegevens en het bijhouden van bestanden, zoals bijvoorbeeld het personeelshandboek van het cluster Naleving. Verder speel je een rol in het regelen van attenties voor medewerkers of ketenpartners.
• Beheer mailbox: Je beheert de verschillende inboxen en beantwoordt vragen vanuit gemeenten die bijvoorbeeld gaan over bijeenkomsten en trainingen. Waar nodig verdeel je vragen over de adviseurs en verstuur je belangrijke interne mailings aan je collega’s. 

In jouw functie als ondersteuner werk je nauw samen met de drie project-managementondersteuners. Zij ondersteunen de projectleiders en projectteams bij projectmanagement en inhoudelijke vraagstukken. Samen vormen jullie een team dat elkaar bij afwezigheid vervangt.

Resultaat van de opdracht

In jouw rol als ondersteuner verwachten we het volgende resultaat:

• Gemeenten kunnen op een laagdrempelige en adequate manier contact krijgen.
• Vragen worden op tijd beantwoord en de voortgang van het project wordt bewaakt.
• Vergaderingen en bijeenkomsten zijn goed georganiseerd.
• Het agendabeheer van de teamleiders is op orde.
• De projectadministratie is op orde.
• De teamleiders en projectleiders worden goed ondersteund in hun werkzaamheden.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Minimaal MBO3 werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde opleiding bijvoorbeeld in de richting van Office & Management of vergelijkbaar;
• Minimaal een jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner bij gemeenten, het rijk of andere overheidsorganisaties;
• Ervaring met projectondersteuning, proceskwaliteit en projectadministratie zoals, agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk blijkend uit de brief en CV;

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Aantoonbare ervaring met programma- of projectmatig werken
• Werkervaring met overheidsorganisatie(s)
• Uitstekende ervaring met het Microsoft Office pakket alsook andere ondersteuningsprogramma’s.       

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 36 uur per week. De maximale vergoeding is 65 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Selectéén of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via Select& Admin), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Online Marktplaats (OP) van Support Overheid Realisatie door middel van het platform van CTM& Admin.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar Support Overheid Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op Select& Admin met aanbestedingsnummer 373788 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied Secretariele en Projectondersteuning
CTM& Admin.nl/project/Support Overheid-Support Overheidrealisatie

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: 19 augustus 2024
• Uiterste datum stellen vragen via CTM& Admin.nl 26 augustus 2024, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie 31 augustus 2024
  Deze registratie wordt behandeld door CTM& Admin.nl (helpdesk@ctm& Admin.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie 1 september 2024
  Deze aanvraag wordt behandeld door Support OverheidRealisatie (OP@Support Overheid.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op de opdracht: 2 september 2024, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek: 5 september 2024 tussen 14:00 en 17:00 uur
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het OP (Online Marktplaats) waarvan Support Overheid Realisatie gebruik maakt.

De stappen om te kunnen Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij CTM& Admin
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop Reageer 2 werkdagen vóór deze datum zodat wij je goed voor kunnen stellen en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar OP@Support Overheid.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via Selectverstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.